Quali sono i 5 tool per creare un Calendario Editoriale perfetto?
Google Fogli, Asana, Trello, ClickUp e Notion: cinque strumenti che aiutano a pianificare contenuti, gestire attività, collaborare e organizzare il lavoro in modo strutturato.
Curi un canale social o un blog e vuoi avere ogni giorno argomenti interessanti per i tuoi utenti? Servirebbero quindi degli strumenti che ti permettano di organizzare in modo strategico i contenuti per te, il tuo team o i tuoi clienti. In tuo aiuto arrivano i tool per creare un perfetto calendario editoriale che ti permettono di organizzare le idee.
Ciò che devi tenere in mente prima di iniziare è che il tutto va creato a piccoli passi. Iniziare in piccolo e poi crescere, come dice anche l’articolo ” Piano editoriale social: come fare, modelli e consigli” pubblicato dal team di Canva (e datato ottobre 2025) consente di mantenere alta l’attenzione ma an che evitare stress e sovraccarico.
Ora ti presentiamo 5 tool interessanti per creare un calendario editoriale efficace partendo dagli strumenti più semplici per terminare con quelli più professionali. E alla fine trovate una risorsa gratuita pronta all’uso, tutta per voi 👇
Attenzione, non stiamo parlando del Piano Editoriale eh, qui ti lasciamo un articolo proprio per capirne le differenze 👉🏼 Piano Editoriale & Calendario Editoriale: quali sono le differenze?
A cosa serve Google Fogli?
Google Fogli serve a creare un calendario editoriale semplice e collaborativo, organizzando idee, date e attività in una tabella personalizzabile accessibile da tutto il team.
Sei alle prime armi in campo del marketing e non hai tempo di imparare ad usare strumenti complessi ma hai comunque bisogno di un calendario editoriale? Ecco che Google Fogli che ti viene in aiuto. No, non è stato fatto solo per complicatissimi calcoli matematici.
Con la sua semplice struttura, Google Fogli può essere utile per organizzare le idee. La prima cosa da fare è impostare una tabella. Sulla file delle colonne ecco alcuni importanti dati da avere: Ecco alcune colonne suggerite:
- Status: Per stabilire se il compito è stato già fatto, è in lavorazione o in programma
- Data: La data di pubblicazione prevista.
- Giorno della settimana: Il giorno della settimana corrispondente alla data.
- Titolo del contenuto: Il titolo dell’articolo, del video o del post.
- Macro argomento: Specifica se si tratta di un articolo, di un video, di un post sui social media, ecc. (per ogni macro argomento poi potrai fare una legenda che ti mostrerà a colpo d’occhio la tematica)
- Blogger: Chi è responsabile della creazione del contenuto.
- Note: Qualsiasi informazione aggiuntiva rilevante.
Ecco un esempio di struttura di un Piano Editoriale per il nostro Blog 👇
Una funzione importante che Google Fogli mette a disposizione è la possibilità di poter lavorare su un documento comune, collaborando con altre persone in tempo reale da qualsiasi dispositivo. Il tool permette anche di lasciare commenti, assegnare specifiche attività taggando un altro utente e poter condividere il documento, consentendo un lavoro di collaborazione approfondito.
Google Fogli è d’aiuto, quindi, nell’avere una visione chiara e organizzata del tuo calendario editoriale in modo facile, intuitivo e personalizzato.
A cosa serve Asana?
Asana serve a pianificare e gestire un calendario editoriale strutturato, assegnando task e scadenze per coordinare il lavoro di team e clienti.
In generale Asana è uno strumento di gestione del lavoro molto intuitivo che aiuta i team a coordinare e organizzare i loro progetti e attività in modo efficiente.
Funzioni Base: Ogni attività può essere assegnata a membri del team, a cui possono essere aggiunte scadenze, descrizioni dettagliate, allegati e commenti. Asana offre una varietà di visualizzazioni, tra cui elenchi, bacheche, calendari e diagrammi di Gantt, per adattarsi alle preferenze di gestione. Puoi anche utilizzare le regole automatizzate per semplificare i flussi di lavoro ripetitivi.
Nella Home Page troverai nella barra in alto le varie modalità di visualizzazione delle attività e potrai organizzarle in To do, Doing e Done.
- Lista: Organizza le attività in una lista tradizionale
- Board: Stile kanban, ideale per i flussi di lavoro visuali.
- Timeline: Permette di visualizzare e pianificare le attività su una timeline, aiutando a comprendere come si incastrano le attività nel tempo.
- Dashboard: Visualizzi in statistiche le attività completate e da terminare
- Calendar: Mostra tutte i compiti in un layout di calendario per facilitare la visione delle scadenze
Una funzionalità interessante di Asana è la possibilità di automatizzare i flussi nella parte di Workflow. Ad esempio, un’attività può essere automaticamente assegnata a un membro del team quando si sposta in una nuova fase del workflow. Esistono anche dei modelli preconfigurati per specifici tipi di progetti che possono essere utilizzati per i più inesperti.
Inoltre la piattaforma facilita la comunicazione diretta e la collaborazione nella sezione Messages. I membri del team possono lasciare commenti su specifiche attività, taggare colleghi per richiamare la loro attenzione o chiedere feedback, tutto senza lasciare la piattaforma.
Infine c’è la possibilità di scambiarsi facilmente documenti nella sezione Files.
A cosa serve Trello?
Trello serve a visualizzare il calendario editoriale con bacheche e card, facilitando approvazioni, revisioni e collaborazione tramite un sistema intuitivo.
L’interfaccia di Trello consente di organizzare i progetti in modo visivo e collaborativo. Infatti puoi anche collegare il tuo workspace con Slack.
Funzioni Base: Sulla dashboard principale, troverai le Boards che rappresentano l’area lavoro. Puoi immaginarla come una lavagna virtuale su cui appunti tutte le attività legate a un particolare progetto.
Una volta creata una Board potrai inserire all’interno delle Liste per rappresentare le cose da fare. Ad esempio, in un progetto potresti indicare il progresso delle attività come “Da fare”, “In corso” e “Completato”.
Questo tool è molto utile se hai un cliente che deve approvare i tuoi post. Ad esempio creando una bacheca puoi inserire direttamente immagine, copy e descrizioni per i vari canali che avevi pensato per un argomento. Poi il cliente può spostarli nella bacheca che chiamerai “Post Approvati” oppure commentare con quello su cui è necessaria qualche revisione.
Sotto ogni lista puoi aggiungere una Card dove scrivere un compito o un’idea. Una volta cliccato sulla Card puoi aggiungere membri alla task su Members, impostare un’etichetta su Labels, una lista di cose da fare nella Checklist, impostare una data a questo compito in Dates, inserire un allegato in Attachement.
La funzione Custom Fields in Trello è un’interessante funzionalità che ti permette di personalizzare le Card all’interno delle tue Board aggiungendo campi specifici. I dati dai Custom Fields possono essere utilizzati per automatizzare i flussi di lavoro all’interno di Trello e per generare report più dettagliati sui progressi del progetto e sono a pagamento.
Quanto Costa: La versione gratuita di Trello offre funzionalità di base e integrazioni limitate. Ad esempio puoi aggiungere fino ad un massimo di 10 collaboratori. I piani a pagamento iniziano da 9,99 euro al mese per avere funzionalità avanzate come allegati di dimensioni maggiori, membri illimitati.
A cosa serve ClickUp?
ClickUp serve a creare calendari editoriali avanzati con viste personalizzabili, automazioni, time tracking e integrazioni che rendono la gestione dei contenuti più professionale e completa.
ClickUp offre diverse caratteristiche uniche rispetto ad altri strumenti di gestione dei progetti e un grado di professionalità più alto che permette la creare un perfetto calendario editoriale.
Funzioni principali: è possibile avere una personalizzazione avanzata come la vista multipla sulla barra in alto (Lista, Board, Calendar, Gantt, Timeline) per adattarsi a vari stili di gestione. Su Customize è possibile modificare ogni attività come priorità, budget, scadenze, o qualsiasi altro dato rilevante per il progetto.
ClickUp inoltre offre automazioni integrate per i processi ripetitivi. Cliccando su Automations sulla prima barra in alto è possibile, ad esempio, la modifica dello stato di un’attività quando viene assegnata o la creazione di attività ricorrenti.
Su Docs, nella barra a sinistra, è possibile l’integrazione con documenti, consentendo la creazione, modifica e collaborazione su documenti direttamente all’interno della piattaforma.
Inoltre in ClickUp è integrata la possibilità di monitoraggio del tempo per tenere traccia delle ore lavorate su ogni attività. Per abilitare la funzione clicca sull’icona del tuo profilo o l’ingranaggio in basso a sinistra per aprire il menu delle impostazioni. Cerca Funzionalità ClickApps, poi vai su Time Tracking, abilitalo e clicca su Start e il gioco è fatto!
Nella funzione a pagamento è possibile anche impostare la conversione in euro per ogni lasso di tempo lavorato.
Con ClickUp hai una ampia gamma di integrazioni con altri strumenti come Google Drive, Slack, Trello, Asana, e oltre 1.000 altre applicazioni tramite Zapier. Avrai la possibilità di scrivere commenti, menzioni e discussioni in tempo reale all’interno delle attività per migliorare la comunicazione del team e con i clienti che vedranno il tuo lavoro.
Una struttura gerarchica che include spazi di lavoro, cartelle, liste, attività, e sottotask ti permetterà di avere un’organizzazione dettagliata. Infine avrai strumenti di reportistica avanzata per analizzare la produttività e l’andamento dei progetti, comodamente sulla dashboard.
Quanto Costa: Il piano gratuito include fino a cinque spazi di lavoro, 100 MB di storage, attività illimitate, autenticazione a due fattori, documenti collaborativi, lavagne, chat in tempo reale, gestione sprint, tracciamento del tempo integrato e supporto 24/7. I piani a pagamento di ClickUp vanno da 7 a 19 euro al mese, e aggiungono funzionalità come storage illimitato, automazioni avanzate, funzionalità aggiuntive sul tracciamento del tempo e supporto prioritario.
A cosa serve Notion?
Notion serve a costruire calendari editoriali complessi grazie a pagine, blocchi e database collegati, centralizzando idee, task, materiali e comunicazione in un unico spazio.
Il tool, infatti, combina note-taking, gestione dei progetti e task management in un’unica applicazione, eliminando la necessità di utilizzare strumenti separati.
Come Funziona: Una delle caratteristiche più distintive di Notion è l’uso di blocchi. Ogni elemento su una pagina di Notion è un blocco che può essere spostato in qualunque parte della dasboard, duplicato e personalizzato. In un blocco puoi aggiungere testo, immagini, video, tabelle, elenchi e molto altro.
Notion permette di creare database relazionali, che consentono di collegare diverse tabelle e database tra loro. Questo è particolarmente utile per gestire progetti complessi dove le informazioni devono essere collegate e accessibili in modo dinamico. Pochi strumenti offrono questo livello di personalizzazione e interconnessione.
Notion supporta anche un chatbot che sfrutta l’intelligenza artificiale integrato posizionato in un bottone in basso a destra. Questo ti aiuta a trovare informazioni, ma non può eseguire azioni come impostare promemoria o creare post.
La vasta libreria di template precostruiti può facilitare le operazioni, non creare da zero i vari flussi di lavoro. Un altro elemento che può aiutarti è la comunicazione tra il team e i clienti fluida e intuitiva. Tutti quelli che hanno accesso alla dashboard possono commentare, menzionare altri membri del team con @mentions e vedere le modifiche apportate in tempo reale. Inoltre, la possibilità di impostare permessi specifici per ogni pagina e bloccare quelle che, ad esempio, i clienti non possono vedere.
L’aspetto visivo può essere modificato con diversi temi e layout, migliorando l’esperienza utente e rendendo l’applicazione più piacevole da usare. Infatti ad ogni attività è possibile accostare un emoticon.
Notion è un potente strumento di produttività che combina un’interfaccia intuitiva con una vasta gamma di funzionalità avanzate. Potrebbe richiedere un po’ di tempo per apprendere tutte le sue funzionalità, ma una volta superata la curva di apprendimento iniziale, il tool si rivela un’applicazione estremamente utile.
E per approfondire l’utilizzo di Notion, sul nostro canale Telegram abbiamo condiviso una risorsa gratuita molto speciale 👉 Template per Calendario Editoriale Notion (come promesso nell’introduzione ve la condividiamo anche qui 👀)
In sintesi
Google Fogli, Asana, Trello, ClickUp e Notion sono cinque strumenti ideali per creare un calendario editoriale efficace. Dalle soluzioni più semplici a quelle più avanzate, permettono di organizzare idee, pianificare contenuti, collaborare con il team e gestire workflow complessi. Scegliere il tool giusto significa rendere la produzione dei contenuti più ordinata, strategica e sostenibile nel tempo.
Conclusione
Speriamo che questi tool possano esservi d’aiuto nel costruire Calendari Editoriali adatti alle vostre esigenze e pratici per un lavoro ordinato e ben fatto 👨💻
Se, invece, vuoi sapere quali sono gli errori più comuni nella creazione di un CED e quindi evitarli ti lasciamo qui un articolo dedicato 👉🏼 Calendario editoriale: 6 errori da non fare
